طلبات نظام سفير ٢

خدمة تمكن الطالب من إنشاء طلب استفسار حسب تصنيفات الاستفسار الرئيسية (الدراسية -الثقافية والاجتماعية-المالية والإدارية) أو الأنواع الفرعية مثل (الإشراف الدراسي-المرافقون-التذاكر-الرسوم الدراسية). يقوم الطالب بعمل طلب استفسار ويختار نوع الاستفسار الرئيسي والفرعي ثم كتابة نص الاستفسار في حقل “الوصف”، فيذهب الطلب الى الموظف المختص وذلك بناء على نوع الاستفسار الذي اختاره الطالب عند تقديم الطلب، ثم يقوم الموظف المختص بالرد على الاستفسار.

طريقة تقديم الطلب

من الخدمات الشخصية  –> طلب استفسار

وقت تقديم الطلب

يتم التقديم في حالة أن المبتعث لديه أسئلة للمشرف الدراسي بشكل عام. كما يتم تقديم هذا النوع من الطلب حينما يحتاج المبتعث للتوضيحات الإضافية مالياً من خلال توجيه الطلب للشؤون المالية أو إجتماعياً من خلال توجيه الطلب للشؤون الاجتماعية

مرفقات الطلب

لا يوجد مرفق معين مطلوب إلا في حالة إخطار المشرف الدراسي بذلك

ضوابط وقيود الطلب

لايوجد قيود في تقديم الطلب

ملاحظات

لا توجد ملاحظات حول الطلب

طلب تحديث البيانات الشخصية يهدف لمطابقة البيانات الشخصية للمبتعث مع البيانات المدخلة في ملف المبتعث في سفير ٢

طريقة تقديم الطلب

من الخدمات الشخصية –> تحديث الملف الشخصي  –> تحديث البيانات الشخصية

وقت تقديم الطلب

يتم تقديم الطلب في حال قام المبتعث بتحديث أو تغيير أي من المعلومات الشخصية كرقم التواصل، تجديد الهوية الوطنية، … إلى آخره.

مرفقات الطلب

لا يوجد مرفق معين مطلوب إلا في حالة إخطار المشرف الدراسي بذلك أو كانت البيانات المحدثة تحتاج لإرفاق لإثبات الحديث كصورة الهوية الوطنية بعد تجديدها

ضوابط وقيود الطلب

لايوجد قيود في تقديم الطلب

ملاحظات

لا توجد ملاحظات حول الطلب

خدمة من خلالها يقوم المبتعث بتحديث ملفه البنكي ليتزامن مع البيانات البنكية المحدثة للمبتعث ولكي يتجنب إيداع المستحقات المالية في الحسابات الغير محدثة

طريقة تقديم الطلب

من الخدمات الشخصية –> تحديث الملف الشخصي  –> تحديث البيانات البنكية

وقت تقديم الطلب

في حالة قام المبتعث بتغيير حسابه البنكي

مرفقات الطلب

شهادة او وثيقة بنكية توضح بيانات الحساب البنكي الجديد

ضوابط وقيود الطلب

لايوجد قيود في تقديم الطلب

ملاحظات

لا توجد ملاحظات حول الطلب

خدمة تمكن الطالب من طلب تذكرة حسب الأنواع المتاحة والشروط المطلوبة لكل نوع تذكرة، بحيث يقوم الطالب بتحديد الوجهة وإدخال بيانات الرحلة.

طريقة تقديم الطلب

من الخدمات الشخصية –> طلب تذكرة

وقت تقديم الطلب

مرفقات الطلب

ضوابط وقيود الطلب

لايوجد قيود في تقديم الطلب

ملاحظات

لا توجد ملاحظات حول الطلب

خدمة تمكن الطالب من اصدار وحجز التذكرة للتذاكر المقبولة فقط بحيث عند الرغبة في استكمال الحجز يختار الطالب التذكرة ويتم التواصل مباشرة مع الخطوط السعودية.

طريقة تقديم الطلب

من الخدمات الشخصية –> حجز تذكرة

وقت تقديم الطلب

مرفقات الطلب

ضوابط وقيود الطلب

لايوجد قيود في تقديم الطلب

ملاحظات

لا توجد ملاحظات حول الطلب

طريقة تقديم الطلب

وقت تقديم الطلب

مرفقات الطلب

ضوابط وقيود الطلب

ملاحظات

طريقة تقديم الطلب

وقت تقديم الطلب

مرفقات الطلب

ضوابط وقيود الطلب

ملاحظات

طريقة تقديم الطلب

وقت تقديم الطلب

مرفقات الطلب

ضوابط وقيود الطلب

ملاحظات

طريقة تقديم الطلب

وقت تقديم الطلب

مرفقات الطلب

ضوابط وقيود الطلب

ملاحظات

طريقة تقديم الطلب

وقت تقديم الطلب

مرفقات الطلب

ضوابط وقيود الطلب

ملاحظات

طريقة تقديم الطلب

وقت تقديم الطلب

مرفقات الطلب

ضوابط وقيود الطلب

ملاحظات

طريقة تقديم الطلب

وقت تقديم الطلب

مرفقات الطلب

ضوابط وقيود الطلب

ملاحظات

طريقة تقديم الطلب

وقت تقديم الطلب

مرفقات الطلب

ضوابط وقيود الطلب

ملاحظات

طريقة تقديم الطلب

وقت تقديم الطلب

مرفقات الطلب

ضوابط وقيود الطلب

ملاحظات

في حال وجود ظروف تمنع الطالب من الاستمرار في المعهد، فيمكنه التقدم بطلب لتغيير المعهد، وعلى الطالب الاستمرار في معهده الحالي حتى صدور الموافقة وإصدار الضمان المالي للمعهد الجديد. وفي حال انتقاله بدون الحصول على الموافقة المسبقة من الملحقية الثقافية فقد يترتب على ذلك إيقاف الصرف مؤقتاً وعدم دفع الرسوم الدراسية للمعهد الجديد ومن ثم إبلاغ جهة الابتعاث لاتخاذ الإجراء المناسب.

طريقة تقديم الطلب

وقت تقديم الطلب

• مبتعثو وزارة التعليم : التقدم بالطلب قبل 6 – 8 أسابيع على الأقل من بداية البرنامج الدراسي في المعهد الذي يرغب الانتقال إليها.
• مبتعثو الجهات الأخرى: التقدم قبل 8 – 10 أسابيع على الأقل أو حال اكتمال المسوغات.

مرفقات الطلب

ضوابط وقيود الطلب

• أن يكون التغيير مبنياً على مبررات واضحة تقتضيها حاجة المبتعث الدراسية
• أن لا يكون سبق له تغيير المعهد سابقاً
• أن يكون التغيير إلى معهد موصى به ومعتمد ضمن قائمة المعاهد المسموح بالدراسة فيها لدى الملحقية.
• أن لا يؤدي التغيير إلى المطالبة بزيادة مدة دراسة اللغة لأكثر من (18) شهراً
• يجب أن لا يؤدي تغيير المعهد إلى التفريق في مقر الإقامة بين المحرم أو المرافقة المضمومين للبعثة والمبتعث الرئيس

ملاحظات

حق لمبتعث الدراسات العليا (ماجستير/ دكتوراه) حضور مؤتمر علمي (Conference) او ورشة عمل (Workshop) مرة واحدة خلال المرحلة، ويمكن الموافقة على طلب المشاركة في مؤتمر أو ورشة عمل ثانية بشرط أن يكون للمبتعث بحث مقبول للعرض في المؤتمر أو ورشة العمل. وتؤكد الملحقية على أهمية المشاركة في المؤتمرات العالمية ذات المستويات العلمية العليا والتي تكون المشاركات فيها مقتصرة على اللغة الإنجليزية (لغة بلد الابتعاث). من قائمة الخدمات الدراسية اختيار طلب التنقلات العلمية ، و اختيار نوع التنقلات: حضور ندوة أو مؤتمر

طريقة تقديم الطلب

وقت تقديم الطلب

أثناء فترة الدراسات العليا (ماجستير/ دكتوراه)

مرفقات الطلب

• في حالة وجود مشاركة علمية يجب ارفاق خطاب دعوة او ايميل من الجهة المنظمة للمؤتمر موجه للطالب يؤكد قبول المشاركة متضمنا عنوان المشاركة ونوعها عرض شفهي(oral presentation) او ملصق علمي (poster presentation) من الجهة المنظمة للمؤتمر موضحاً فيه: عنوان المؤتمر واسم الجهة المنظمة تاريخ بداية ونهاية المؤتمر البرنامج التفصيلي للمؤتمر رسوم التسجيل في المؤتمر المخصصة للطلاب عنوان البحث الذي سيشارك فيه المبتعث
• خطاب من مشرف المبتعث في الجامعة يؤيد الموافقة على حضور الطالب للمؤتمر موضحاً فيه: عنوان المؤتمر والجهة المنظمة أهمية المؤتمر لدراسة الطالب وعلاقته ببحث الدكتوراه مدة ومقر انعقاد المؤتمر عنوان البحث الذي سيشارك به في حالة المشاركة
• في حالة عدم وجود مشاركه علمية يكتفى ببروشور عن المؤتمر موضحا تاريخ وتفاصيل المؤتمر ورسوم التسجيل اضافة الى خطاب المشرف

ضوابط وقيود الطلب

• أن تكون البعثة سارية خلال فترة انعقاد الندوة او المؤتمر.
• أن يتقدم المبتعث بطلب حضور مؤتمر علمي او ورشة عمل بوقت كافٍ ليمكن دراسة الطلب واتخاذ القرار المناسب.
• أن يحصل المبتعث على موافقة مسبقة من الملحقية قبل حضور المؤتمر او ورشة العمل.
• ألا يكون المؤتمر مخصصاً للطلاب.
• ألا يكون الحضور لسيمينار او لمحاضرات عامة حتى لو كانت في التخصص ذاته
• أن يكون الحضور للمؤتمر او ورشة العمل داخل بلد الابتعاث (المملكة المتحدة)
• أن تكون المشاركة في المؤتمر او ورشة العمل داخل بلد الابتعاث (المملكة المتحدة) أو في المنطقة الجغرافية (قارة اوروبا).
• أن يكون موضوع المشاركة في المؤتمر أو ورشة العمل في صميم تخصص المبتعث من خلال المشاركة بورقة علمية أو ملصق علمي.
• ألا يكون قد تم المشاركة بالبحث ذاته من قبل في مؤتمر علمي وافقت عليه الملحقية – في حالة ان المشاركة بعنوان المشاركة السابقة يجب على المشرف ان يوضح في خطابه الفرق بين المشاركتين
• أن يوصي المشرف الدراسي بالجامعة بأهمية مشاركة المبتعث وعلاقتها بدراسته الحالية او بحثه.
• ألا تؤثر المشاركة سلباً على دراسة المبتعث.
• يحق للمبتعث حضور مؤتمر ثانٍ فقط شريطة أن يكون لغرض المشاركة خلال المرحلة الدراسية الواحدة.
• يمكن للمبتعث التقدم بطلب تعويض (مكافأة حضور المؤتمر الأول فقط)، وذلك بعد الحصول على موافقة الملحقية وفق ضوابط التعويض عن المؤتمرات والندوات العلمية.
• يمكن للمبتعث التقدم بطلب تعويض (عن رسوم التسجيل في المؤتمر فقط) في حال المشاركة للمرة الثانية، وذلك بعد الحصول على موافقة الملحقية وفق ضوابط التعويض عن المؤتمرات والندوات العلمية.
• يصرف للمبتعث تذكرة السفر بعد الموافقة على طلب حضور المؤتمر.
• يمكن للمبتعث التقدم بطلب التعويض عن تذكرة السفر في حال الحصول على موافقة الملحقية وذلك وفق ضوابط التعويض عن تذاكر السفر.
• أن تكون رسوم التسجيل للمؤتمر معقولة (الحد الاقصى لرسوم التسجيل ………………. او ما يعادله من العملات الاخرى في حالة عدم وجود مشاركة علميه، وبحد اقصى ………………. او ما يعادلها من العملات الاخرى بشرط أن يكون للمبتعث بحث مقبول في المؤتمر)
• أن يكون تاريخ حضور المؤتمر أو ورشة العمل قبل تاريخ حصول المبتعث على الدرجة المبتعث من أجلها (تاريخ منح الدرجة Award Date).
• أن يحضر المبتعث كامل فترة المؤتمر الذي تمت الموافقة عليه ويرفق بعد عودته ما يؤكد ذلك، حيث أن الغرض من حضور المؤتمر الاستفادة القصوى من خلال ما يتم عرضه والالتقاء بالمتخصصين في مجال دراسة المبتعث.

ملاحظات

• بعد الموافقة على طلب حضور مؤتمر او ورشة عمل يمكن للمبتعث التقدم بطلب تذكرة (حضور مؤتمر أو ورشة عمل)
• إذا تم رفض طلب حضور مؤتمر لعدم إرفاق المسوغات المطلوبة أو لأي أسباب أخرى فيمكن التقدم بطلب جديد مع إرفاق جميع المسوغات المطلوبة ومراعاة الأسباب المذكورة لرفض الطلب وتفاديها
• لا يتم التعويض عن حضور مؤتمر إذ لم يحصل المبتعث على موافقة الملحقية المسبقة

طريقة تقديم الطلب

وقت تقديم الطلب

مرفقات الطلب

ضوابط وقيود الطلب

ملاحظات

طريقة تقديم الطلب

وقت تقديم الطلب

مرفقات الطلب

ضوابط وقيود الطلب

ملاحظات

خدمة تمكن الطالب المبتعث من طلب دراسة بعض المواد في المرحلة الدراسية في جامعة أخرى.

طريقة تقديم الطلب

الخدمات الدراسية –> دراسة مواد ودورات

وقت تقديم الطلب

أثناء فترة الدراسة

مرفقات الطلب

ضوابط وقيود الطلب

• أن تكون هذه الجامعة موصى بها -الحصول على قبول لهذه المادة من الجامعة التي يرغب بدراسة تلك المادة بها.
• موافقة الجامعة الحالية (تشمل موافقة كلاً من الكلية وقسم الإنترناشونال) على دراسة هذه المادة واحتسابها من ضمن البرنامج الدراسي المبتعث من أجله الطالب.
• ألا يتعارض حضور هذه المادة مع حضور المواد التي يدرسها بجامعته الحالية وعادة ما يدرس الطلاب هذه المادة خلال الفصول الصيفية أو الشتوية بعد إستيفاء الشروط وإكمال المسوغات سيقوم مشرفك الدراسي برفع (طلب طلبات عامة) قبل تاريخ بداية دراسة هذه المادة بفترة كافية (6-8 أسابيع) ، كما يرجى ملاحظة الآتي:
  • يتم دراسة هذا الطلب لدى قسم الشؤون الدراسية
  • في حال الموافقة على الطلب يقوم المبتعث بدفع الرسوم الدراسية من حسابه الخاص لهذه المادة، لذا يجب على المبتعث التأكد من وجود مبالغ مالية كافيه لديه قبل التقدم بالطلب بعد إكمال المادة يتقدم المبتعث بــ (طلب تعويض/فواتير/رسوم دراسية)
  • وعلى الطالب الإشارة لرقم طلب الطلبات العامة الذي تمت الموافقة له على دراسة تلك المادة
  • إرفاق الفواتير الأصلية للرسوم الدراسية لهذه المادة
  • ارفاق مايفيد بإكمال هذه المادة وكشف درجات من الجامعة الحالية يوضح إحتساب هذه المادة بالفعل من ضمن البرنامج الدراسي الذي يدرسه

ملاحظات

يحق لمبتعث الماجستير أو الدكتوراه التقدم بطلب الموافقة على حضور دورة تدريبية لمرة واحدة خلال المرحلة الأكاديمية، من قائمة الخدمات الدراسية اختيار طلب دراسة مواد ودورات و اختيار نوع الطلب: طلب دورات تدريبية

طريقة تقديم الطلب

الخدمات الدراسية –> دراسة مواد ودورات -> طلب دورات تدريبية

وقت تقديم الطلب

خلال البعثة

مرفقات الطلب

• خطاب من مشرف المبتعث في الجامعة يؤيد الموافقة على حضوره الدورة، موضحاً فيه: عنوان الدورة والجهة المنظمة أهمية الدورة لدراسة المبتعث مدة ومقر انعقاد الدورة التدريبية
• خطاب دعوة من الجهة المنظمة للدورة، موضحاً فيه: عنوان الدورة الموقع الالكتروني للجهة المنظمة للدورة الرابط الالكتروني للدورة تاريخ بداية ونهاية الدورة البرنامج التفصيلي للدورة رسوم التسجيل للدورة بالنسبة للطلاب

ضوابط وقيود الطلب

• أن تكون الدورة في مقر البعثة وألا تكون الدورة بنظام الدراسة عن بعد.
• أن يحصل المبتعث على موافقة مسبقة من الملحقية قبل حضور الدورة التدريبية.
• ألا تكون الدورة مخصصة لفئة محددة من الطلاب وألا تكون دورة تجريبية.
• أن تكون الدورة معلنة على موقع الجهة المنظمة من حيث المدة والرسوم والجدول الرسمي للدورة.
• أن تكون الجهة المنظمة للدورة جهة اعتبارية سواء احدى الجامعات أو الجهات الموصى بها من قبل الوزارة و الملحقية أو مؤسسات متخصصة في مجال التدريب المسجلة كمؤسسة تدريبية في مجال الدورة ومعتمدة ومانحة للشهادة وفي مجال تخصص المبتعث.
• أن تكون للدورة علاقة مباشرة بتخصص المبتعث وان يوضح ذلك في خطاب التوصية الوارد من المشرف على دراسته او من مدير البرنامج.
• أن لا تزيد مدة الدورة التدريبية عن أسبوعين.
• أن لا تزيد قيمة رسوم التسجيل للدورة عن …………………. دولار امريكي.
• ألا تؤثر المشاركة سلباً على دراسة المبتعث.
• ألا يكون موعد الدوره بعد تاريخ تسليم البحث.

ملاحظات

خدمة تتيح للطالب التقدم بطلب للحصول على تعويض مالي عن مصروفات تحملها وتستحق له ضمن البنود المالية لبعثته، كذلك تستخدم هذه الخدمة لتعويض الطالب عن بدلات لم يحصل عليها لأسباب مختلفة

طريقة تقديم الطلب

من الخدمات المالية  –> طلب استفسار

وقت تقديم الطلب

مرفقات الطلب

لا يوجد مرفق معين مطلوب إلا في حالة إخطار المشرف الدراسي بذلك

ضوابط وقيود الطلب

الطلب إما يكون تعويض عن فاتورة تم دفعها أو عن بدل مالي لم يتم الصرف.

ملاحظات

لا توجد ملاحظات حول الطلب

بعد التأكد من تحديث بياناته وبيانات مرافقيه، يمكن للمبتعث التقدم بطلب خطاب تعريف من خلال سفير ٢، من خلال الخدمات المالية ومن ثم التقدم بطلب التعريف.
علماً بأن هناك عدد من الأنواع  ويجب التأكد من نوع الطلب المقدم.

طريقة تقديم الطلب

من الخدمات المالية –> طلب تعريف

وقت تقديم الطلب

مرفقات الطلب

ضوابط وقيود الطلب

يجب أن تكون البعثة سارية المفعول. وأنواع الطلبات هي كالآتي:

• خطاب تعريف عام
  ينص على أن الطالب مبتعث للدراسة في بلد الابتعاث دون الإشارة إلى المخصصات الشهرية والتأكيد على أنه لا يعتبر ضماناً مالياً، ويمكن للطالب الاستفادة من هذا التعريف بشكل عام وخاصة أثناء التواصل مع المؤسسات التعليمية.
• خطاب تعريف للبنك بغرض فتح حساب بنكي
  ينص على أن الطالب مبتعث للدراسة في بلد الابتعاث ويتضمن المخصصات الشهرية التي يستلمها الطالب إضافة إلى عنوانه في بلد الابتعاث وعنوانه في المملكة العربية السعودية (لا بد للمبتعث من تحديث بيانات عنوان السكن في كل من بلد الابتعاث والمملكة العربية السعودية باللغة الإنجليزية قبل إرسال طلب خطاب التعريف)
• خطاب تعريف للسكن
  لغرض تقديمه لمكاتب العقار لتسهيل عملية استئجار سكن في بلد الابتعاث ويتضمن المخصصات الشهرية التي يستلمها المبتعث في مقر البعثة فقط. أما بالنسبة للمبتعثين من جهات عملهم فمن الممكن تضمين المبلغ الذي يستلمه المبتعث من جهة عمله في الخطاب شريطة إرفاق خطاب من جهة العمل يحدد المبالغ التي تصرف له أثناء فترة ابتعاثه.
• تعريف مخصص
  في حال لم يجد المبتعث تعريف المراد تقديمه إلى الجهة يستطيع رفع طلب تعريف مخصص مع إرفاق المسوغات الازمة لذلك ويتم البت فيه من قبل المشرف الدراسي.

ملاحظات

بعد الموافقة على طلب التعريف يتم إرسال التعريف وفق طريقة الاستلام التي قام باختيارها المبتعث في الطلب بالإضافة إلى إرسال نسخة إلى البريد الإلكتروني كما هو مسجل في بيانات العناوين للمبتعث.

صرف الفروقات عبارة عن مبالغ مالية مستحقة للمبتعث أو لمرافقيه لم تصرف له لعدة أسباب منها:

• فتح ملف جديد للمبتعث.
• إضافة مرافقين للمبتعث.
• تغيير المرافق أو المحرم.
• عودة المرافقين لمقر البعثة بعد فترة انقطاع.
• عدم الصرف على المرافقين لأسباب تقنية مرتبطة بالنظام الإلكتروني.
• تعديل بداية أو نهاية البعثة بعد وصول موافقة من الوزارة أو جهة الإبتعاث.
• الفروقات الناتجة عن إيقاف الصرف من المشرف الدراسي.

طريقة تقديم الطلب

من الخدمات المالية –> طلب صرف فروقات

وقت تقديم الطلب

في حالة زوال احد الاسباب اعلاه يتم عمل هذه الخدمة آلياً، ولكن في حال عدم الحصول على المستحقات رغم زوال السبب يرجى عمل استفسار مالي ليتم المتابعة من قبل المختصين

مرفقات الطلب

المرفقات تعتمد على سبب الإيقاف.

ضوابط وقيود الطلب

لايوجد قيود في تقديم الطلب

ملاحظات

لا توجد ملاحظات حول الطلب

يتم إعادة الصرف على المبتعث بعد زوال أسباب إيقاف الصرف ووفق الضوابط واللوائح المنظمة لذلك.

طريقة تقديم الطلب

من الخدمات الشخصية –> تعديل حالة المخصص المالي –> طلب إعادة صرف

وقت تقديم الطلب

بعد زوال أسباب إيقاف الصرف ووفق الضوابط واللوائح المنظمة لذلك.

مرفقات الطلب

• ختم الدخول لمقر البعثة
• نموذج I-94
• إرفاق ما يدعم طلب إعادة الصرف (حسب السبب)

ضوابط وقيود الطلب

• تواجد المبتعث في مقر البعثة.
• انتظام المبتعث في الدراسة بعد انتهاء مدة التأجيل الممنوحة له مسبقاً.
• بدء المرحلة الأكاديمية في التخصص والجامعة والدرجة المبتعث لها، لمن أوقف الصرف عليه لانتهاء فترة (تمديد) دراسة اللغة.
• بعد استئناف الدراسة في حالة توقف الصرف عن المبتعث للانقطاع عن الدراسة لسبب وافقت عليه جهة الابتعاث.
• بعد زوال السبب الذي جعل المشرف الدراسي يوقف الصرف بناء عليه.

ملاحظات

لا توجد ملاحظات حول الطلب

إيقاف المخصص على الطالب بحيث يمكن أن يكون الإيقاف بتاريخ سابق أو حالي أو مستقبلي

طريقة تقديم الطلب

من الخدمات الشخصية –> تعديل حالة المخصص المالي –> طلب إيقاف صرف

وقت تقديم الطلب

مرفقات الطلب

ضوابط وقيود الطلب

ملاحظات

لا توجد ملاحظات حول الطلب

طلب تمديد صرف يهدف إلى تمديد تاريخ نهاية الصرف بحد أقصى لمدة 6 شهور

طريقة تقديم الطلب

من الخدمات الشخصية –> تعديل حالة المخصص المالي –> طلب تمديد صرف

وقت تقديم الطلب

مرفقات الطلب

ضوابط وقيود الطلب

ملاحظات

لا توجد ملاحظات حول الطلب

• يجب التقدم بطلب إنهاء البعثة فوراً بعد إكمالك للدرجة العلمية المبتعث من أجلها (حسب تاريخ إكمال المتطلبات المحدد من قبل الجامعة والذي يوضح أن الطالب أنهى متطلبات الدرجة العلمية)
• وكذلك يمكن للمبتعث إنهاء الدراسة قبل الحصول على الدرجة العلمية المبتعث من أجلها وذلك إما لأسباب شخصية أو أكاديمية بطلب من المبتعث نفسه أو بطلب من جهة الابتعاث، ولا يتم في مثل هذه الحالات صرف مستحقات التخرج النظامية ويعطى المبتعث تذكرة عودة نهائية له ولمرافقيه.
• وكذلك قد توصي الملحقية أو جهة الابتعاث بإنهاء بعثة المبتعث خلال فترة الابتعاث وقبل الحصول على الدرجة العلمية المبتعث لها في حال توفر ضوابط إنهاء الدراسة من قبل الملحقية أو جهة الابتعاث وهي:
   انتهاء مدة البعثة دون الحصول على الدرجة العلمية المبتعث من أجلها.
   حصول المبتعث على ثلاث إنذارات أكاديمية من قبل الملحقية.
   تغيير المبتعث للمعهد أو الجامعة دون أخذ الموافقة الرسمية من الملحقية أو جهة الابتعاث.
   تغيير المبتعث للتخصص دون أخذ الموافقة الرسمية من الملحقية أو جهة الابتعاث.
   انقطاع المبتعث عن الدراسة دون عذر تقبله الملحقية.
   انقطاع المبتعث عن الدراسة لفترة تزيد على فصلين دراسيين.
   فصل المبتعث من المؤسسة التعليمية لأسباب أكاديمية أو تأديبية أو سلوكية.
   ترك المبتعث مقر الدراسة دون علم الملحقية وقبل صدور الموافقة المسبقة على ذلك.
   مخالفة أنظمة الابتعاث أو الامتناع عن تنفيذها.
   قيام المبتعث بتصرفات مخالفة للتعاليم الدينية أو الأخلاق التي يجب أن يتميز بها المبتعث.
   الحصول على جنسية أخرى أو الحصول على الإقامة الدائمة، تمهيداً للحصول على الجنسية.
   إذا ثبت انقياد المبتعث خلف الدعوات المضللة التي تحرض على السفر إلى مناطق التوتر والحروب للمشاركة في القتال أو العون هناك.

طريقة تقديم الطلب

من خدمات البعثة  –> طلب إنهاء دراسة

وقت تقديم الطلب

عند التخرج واكمال متطلبات الدراسة

مرفقات الطلب

١- كشف الدرجات وشهادة التخرج موضحا فيها تاريح إكمال الدرجة أو خطاب رسمي من الجامعة يفيد بتاريخ منح الدرجة باليوم والشهر والسنة.
٢- إيصال تسليم البحث للمكتبة الرقمية في حال كان هناك رسالة علمية للماجستير والدكتوراه.

ضوابط وقيود الطلب

ضوابط إنهاء الدراسة بعد الحصول على الدرجة:

• إنهاء الدراسة والحصول على الدرجة العلمية المبتعث لها.
• إفادة الملحقية الثقافية رسميًا فور تحقيق المبتعث متطلبات التخرج من المرحلة المبتعث لها، حيث أن تاريخ تحقيق المبتعث لمتطلبات التخرج(Completion date) سيعتبر هو تاريخ نهاية البعثة، حتى ولو كان ذلك سابقاً لتاريخ نهايتها الرسمي أو كان سابقاً لتاريخ إصدار الشهادة أو إصدار السجل الأكاديمي أو كان سابقاً لتاريخ حفل التخرج، وعلى المبتعث الالتزام برد أي مبالغ مالية صرفت دون استحقاق بعد تاريخ تحقيقه لمتطلبات التخرج علماً بأنه سيتم حسم المبالغ من مخصصات المبتعث الشهرية أو من مستحقات التخرج.
• تسليم بحث التخرج إلى المكتبة الرقمية السعودية.
• تصرف مكافأة التخرج لمبتعثي وزارة التعليم فقط.

ملاحظات

لا توجد ملاحظات حول الطلب

على الطالب الدراس على حسابه الخاص التقدم بطلب الدراسة على الحساب الخاص من خلال نظام سفير.

طريقة تقديم الطلب

من الراغبون في الدراسة  –> طلب الدراسة على الحساب الخاص

وقت تقديم الطلب

بداية الدراسة

مرفقات الطلب

ضوابط وقيود الطلب

الطالب الدراس على حسابه الخاص

ملاحظات

لا توجد ملاحظات حول الطلب

طريقة تقديم الطلب

وقت تقديم الطلب

مرفقات الطلب

ضوابط وقيود الطلب

ملاحظات

لا توجد ملاحظات حول الطلب

إلحاق الدارسين على الحساب الخاص بالبعثة – من خلال إختيار خدمات الراغبون بالدراسة ومن ثم إختيار طلب إلحاق طالب دارس على حسابه الخاص

طريقة تقديم الطلب

وقت تقديم الطلب

الطلبة الدارسين على الحساب الخاص الراغبين بالالحاق بالبعثة

مرفقات الطلب

المسوغات المطلوبة في طلب الإلحاق بالبعثة:

• صورة من بطاقة الهوية الوطنية.
• صورة من صفحة البيانات الشخصية من جواز السفر.
• صورة من التأشيرة الدراسية.
• ختم الدخول إلى مقر البعثة او صورة من ختم الخروج.
• صورة من المؤهلات الأكاديمية السابقة على أن تكون معادلة من قبل إدارة معادلة الشهادات بوزارة التعليم إن كانت صادرة من خارج المملكة ومصادقاً عليها من الملحقية الثقافية بسفارة المملكة العربية السعودية في بلد المصدر إذا كانت لمرحلة دون الجامعية (مرحلة الثانوية العامة).
• خطاب تأكيد التسجيل (Confirmation of Registration) من المؤسسة التعليمية يوضح الوضع الدراسي الحالي للطالب.
• صورة من القبول الأكاديمي يوضح تاريخ بداية ونهاية الدراسة وتكلفة البرنامج على أن تكون الدراسة بالتفرغ الكامل (Full time).
• نتائج سنة أكاديمية في مقر الدراسة لمرحلة البكالوريوس، أو فصل دراسي لمرحلة الماجستير، أو تقرير دراسي عن ما تم إنجازه لمدة لا تقل عن أربعة أشهر من تاريخ بدء مرحلة الدكتوراه.
• شهادة إثبات مستوى الكفاءة في اللغة الإنجليزية.
• إجازة دراسية أو إستثنائية تغطي كامل مدة الدراسة من جهة العمل في حال أن الطالب موظف.
• تعبئة تعهد(تعهدات طلب الإلحاق بعضوية البعثة للطالب الدارس على حسابه الخاص).
• تعبئة إستمارة الطلاب الدارسين على حسابهم الخاص للإلحاق بالبعثة.

المستندات الخاصة بالمرافق (بالنسبة للطالبات ):

• الهوية الوطنية / سجل الأسرة.
• صفحة البيانات الشخصية من جواز السفر.
• التأشيرة مع ختم الدخول.

ضوابط وقيود الطلب

يتم إلحاق الطلاب الدارسين على حسابهم بالبعثة وفق ضوابط الإلحاق وشروطه بحسب قرار مجلس الوزراء رقم (134) وتاريخ 22/4/1437هـ : • أن يكون الطالب حاصل على موافقة من الوزارة للدراسة على الحساب الخاص.

• أن يكون الطالب حسن السيرة والسلوك، ولائقا صحياً.
• ألا يكون الطالب قد سبق فصله من البعثة أو من إحدى الجامعات السعودية ولم يسبق حصوله أو ابتعاثه على المرحلة نفسها.
• أن يكون الطالب مقيما في بلد الدراسة ومتفرغا لها.
• ألا يكون الطالب موظفاً حكومياً أو في القطاع الخاص.
• أن تكون الجامعة التي يدرس بها الطالب متميزة ومصنفة ضمن أفضل (50) جامعة في التخصص، أو تكون ضمن أفضل (100) جامعة وذلك وفق تصنيف الوزارة المعتمد والمعلن على موقع الوزارة.
• أن يكون التخصص في الجامعة التي يدرس بها الطالب موصى به وغير موقف للتكدس أو مغلق بحسب موقع الوزارة للجامعات الموصى بها.
• يتم الإلحاق في دول الابتعاث فقط.
• عدد المقاعد المخصصة للإلحاق محدودة وسيتم إجراء مفاضلة بين المتقدمين.
• أن يكمل الطالب الساعات المطلوبة على حسابه الخاص بالمعدل المطلوب في بلد الدراسة، بحسب المرحلة الأكاديمية.

ملاحظات

إذا تم رفض طلب إلحاق طالب دارس على حسابه الخاص لعدم إرفاق المسوغات المطلوبة ، فيمكن التقدم بطلب جديد مع إرفاق جميع المسوغات المطلوبة ومراعاة الأسباب المذكورة لرفض الطلب وتفاديها. إذا تمت الموافقة على طلب إلحاق الطالب الدارس على حسابه الخاص من قبل الوزارة فيمكن للطالب التقدم بطلب الخطة الدراسية ومن ثم الضمان المالي من سفير ٢.

يمكن للمرافق الملحق بالبعثة والذي أكمل سنة دراسية أو أكثر من البرنامج الأكاديمي لمرحلة البكالوريوس أو فصلاً دراسياً أو أكثر من البرنامج الأكاديمي للدراسات العليا، ويرغب في مواصلة دراسته التقدم بطلب فصل بعثة مرافق في حال إنهاء بعثة المبتعث الأساس سواء حصل على الدرجة أم لا. من قائمة خدمات البعثة التقدم

طريقة تقديم الطلب

خدمات البعثة -> طلب فصل بعثة تابعة

وقت تقديم الطلب

المرافق الملحق بالبعثة والذي أكمل سنة دراسية أو أكثر من البرنامج الأكاديمي لمرحلة البكالوريوس أو فصلاً دراسياً أو أكثر من البرنامج الأكاديمي للدراسات العليا

مرفقات الطلب

• شهادة التخرج وكشف الدرجات للمبتعث الأساس
• كشف درجات رسمي لما أنجزه المرافق الملحق بالبعثة
• القبول الأكاديمي الذي تم على أساسه إلحاق المرافق
• تقرير أكاديمي للمرافق الملحق بالبعثة يوضح التاريخ المتوقع لتخرجه
• وكالة شرعية من الزوج أو الأب/ العائل الشرعي وذلك لإيضاح المحرم البديل للمرافقة الملحقة بالبعثة في حال رغبة المبتعث الأساس مغادرة مقر البعثة، على أن يرفق المحرم البديل تعهداً أنه ليس موظفاً حكومياً أو ما يثبت حصوله على إجازة تغطي كامل فترة دراسته أو تعهداً من المبتعث الأساس أنه ليس موظفاً حكومياً أو ما يثبت حصوله على إجازة تغطي كامل فترة دراسة المرافق في حال رغبته في مرافق الطالبة المرافقة

ضوابط وقيود الطلب

• أن يكون المبتعث الاْساس قد تقدم بطلب إنهاء بعثة
• أن يكون المرافق الملحق بالبعثة قد أكمل سنة دراسية أو أكثر من البرنامج الأكاديمي لمرحلة البكالوريوس أو فصلا دراسيا أو أكثر من البرنامج الأكاديمي للدراسات العليا ويرغب في مواصلة دراسته
• أن يتعهد الطالب المرافق أنه ليس موظفاً حكومياً
• على الموظفين الحاصلين على إجازة لمرافقة المبتعث الأساس إرفاق ما يفيد حصولهم على إجازة تغطي كامل فترة دراستهم

ملاحظات

• بعد الموافقة على طلب فصل بعثة تابعة يمكن للمبتعث التقدم بطلب إعادة صرف إذا كان الصرف موقف عن المرافق شريطة التواجد في مقر البعثة
• إذا تم رفض طلب فصل بعثة لعدم إرفاق المسوغات المطلوبة أو لأي أسباب أخرى فيمكن التقدم بطلب جديد مع إرفاق جميع المسوغات المطلوبة ومراعاة الأسباب المذكورة لرفض الطلب وتفاديها.

مباشرة الدراسة هي خدمة تأتي لتفعيل ملف الطالب بعد إصدار قرار الابتعاث وتواجده في مقر البعثة، ومن خلال هذه الخدمة تكون بيانات الطالب مفعلة في النظام وتمثل البداية الفعلية لدراسة الطالب بالخارج. ولرفع طلب مباشرة الدراسة، على الطالب الضغط على “طلب مباشرة الدراسة ” تحت خدمة الراغبون بالدراسة.

طريقة تقديم الطلب

الراغبون بالدراسة -> طلب مباشرة الدراسة

وقت تقديم الطلب

بعد الوصول الى مقر البعثة

مرفقات الطلب

• صورة من قرار الابتعاث
• صورة من المؤهلات الدراسية التي تسبق المرحلة التي يرغب الطالب الالتحاق للدراسة بها (الثانوية العامة – البكالوريوس – الماجستير) وصورة قرار معادلتها إذا كانت صادرة من خارج المملكة
• قبول من المعهد أو الجامعة يوضح تاريخ بدء البرنامج الدراسي المسجل فيه الطالب حالياً
• صورة بطاقة الهوية الوطنية
• صورة من جواز السفر ساري الصلاحية لصفحة بيانات حامل الجواز والصفحة التي تحتوي توقيع حامل الجواز
• صورة التأشيرة
• صورة صفحة ختم وتاريخ الدخول إلى بلد الدراسة في جواز السفر
• صورة من نموذج I-20

ضوابط وقيود الطلب

• أن يكون قرار الابتعاث ساري المفعول
• أن يكون قبول المبتعث في نفس الجامعة والتخصص والدرجة العلمية المشار إليهم في قرار الابتعاث
• أن يكون معهد اللغة معتمداً لدى الملحقية في المدينة المراد الدراسة فيها إذا كان قرار الابتعاث يتضمن دراسة مرحلة اللغة
• أن تكون الجامعة موصى بها من قبل التعليم في التخصص والدرجة العلمية المراد دراستها وليست ضمن الجامعات الموقوفة
• أن تكون مدة التدريب للموظف المبتعث للتدريب بموجب قرار الابتعاث أكثر من ستة أشهر ولو بيوم واحد وفي حال صدر قرار تمديد لمدة إضافية للموظف المبتعث للتدريب لستة أشهر أو أقل فإن التمديد يعتبر حالة تالية لهذه المدة ولا يعتبر ضمن المدة الأولى لغرض فتح الملف لأن الغاية عند فتح الملف هي المدة التي ابتعث لها الموظف بموجب قرار ابتعاثه إلا في حال كانت لديه ترقية بعثة للتدريب لمرحلة أعلى

ملاحظات

• يتم إفادة المبتعث بالموافقة على طلب مباشرة الدراسة من خلال قبول الطلب، وسيصل اشعار بذلك الى البريد الالكتروني المعتمد في النظام.
• يبدأ الصرف على المبتعث من تاريخ وصوله إلى مقر البعثة، على ألا يسبق التاريخ المحدد لبدء الدراسة بأكثر من شهر، ما لم يحدد تاريخ معين لبدء الصرف في قرار الابتعاث، علما بأنه لا يعتمد أي تاريخ لبدء الصرف على المبتعث يسبق تاريخ وصوله إلى مقر البعثة.
• إذا صدرت الموافقة على إلحاق الطالب الدارس على حسابه الخاص بعضوية البعثة، أثناء تواجده في مقر البعثة، فيحدد تاريخ بداية الصرف من تاريخ صدور قرار الإلحاق، على ألا يسبق بدء دراسته بأكثر من شهر.
• إذا صدرت الموافقة على إلحاق المرافق بعضوية البعثة، أثناء تواجده في مقر البعثة، فيحدد تاريخ بداية الصرف من تاريخ بدء الدراسة، على ألا يسبق ذلك تاريخ صدور قرار الإلحاق.
• إذا كان الموظف مبتعثاً للتدريب فإن مدة البعثة تحتسب من تاريخ بداية البرنامج التدريبي/الدراسي المحدد في قرار الابتعاث، على أن يحدد تاريخ بداية الصرف بعد الثلاثين يوماً الأولى من تاريخ بداية ذلك البرنامج، وفي حال وصول المبتعث للتدريب إلى مقر البعثة بعد تاريخ بداية البرنامج التدريبي/الدراسي المحدد في قرار الابتعاث فإن الصرف يكون بعد الثلاثين يوماً الأولى من تاريخ وصول المبتعث للتدريب إلى مقر البعثة.
• بعد قبول طلب مباشرة الدراسة ، يمكن التقدم بالطلبات الآتية: الخطة الدراسية – ضمان مالي – تعريف سكن – تعريف بنك – تحديث الملف الشخصي – تعديل البيانات البنكية.
• بعد التقدم بطلب تعديل البيانات البنكية وقبول الطلب من الملحقية فيمكن التقدم بالطلبات الآتية: تعويض فواتير ورسوم تأشيرة – تعويض بدل أدوات علمية / مراجع لمبتعثي مرحلة الماجستير والدكتوراه فقط.
• يمكن للمبتعث التقدم بطلب فتح ملف مرافق دارس في حال رغبة المرافق الدراسة.

خدمة تمكن الطالب من التحكم بخطته الدراسية بتغيير المرحلة الحالية الى مرحلة اخرى مسجلة لديه في الخطة الدراسية وتمكن الطالب من تسجيل مواد فصلية واضافتها الى المراحل الدراسية المسجلة لديه في الخطة الدراسية

طريقة تقديم الطلب

من خدمات البعثة  –> الخطة الدراسية –> طلب إضافة مرحلة دراسية

وقت تقديم الطلب

مرفقات الطلب

ضوابط وقيود الطلب

ملاحظات

لا توجد ملاحظات حول الطلب

خدمة تمكن الطالب من التحكم بخطته الدراسية بتغيير المرحلة الحالية الى مرحلة اخرى مسجلة لديه في الخطة الدراسية وتمكن الطالب من تسجيل مواد فصلية واضافتها الى المراحل الدراسية المسجلة لديه في الخطة الدراسية

طريقة تقديم الطلب

من خدمات البعثة  –> الخطة الدراسية –> طلب تعديل المراحل الدراسية

وقت تقديم الطلب

مرفقات الطلب

ضوابط وقيود الطلب

ملاحظات

لا توجد ملاحظات حول الطلب

من خلال فقرة الخدمات المالية ، يتم طلب ضمان مالي تعليمي ، لكل فصل دراسي بعد ان يتم تحديث الخطة الدراسية واضافة الفصل الدراسي المطلوب له الضمان المالي.

طريقة تقديم الطلب

من خدمات البعثة  –> طلب الضمان المالي

وقت تقديم الطلب

بداية كل فصل دراسي

مرفقات الطلب

• القبول من الجامعة
• صورة التسجيل الفصلي للمواد الدراسية

ضوابط وقيود الطلب

يجب ان يكون تم انشاء الخطة الدراسية واضافة الفصل الدراسي مسبقا قبل طلب الضمان.

ملاحظات

نأمل ملاحظة أن الملحقية لن تقوم بتسديد الرسوم الدراسية لأي مادة يحذفها الطالب بعد انتهاء موعد الحذف drop date وقد قامت الملحقية بإبلاغ الجامعات بعدم إرسال فواتير الرسوم الدراسية للمواد المحذوفة بعد انتهاء فترة الحذف إلى الملحقية حيث لا تسدد حسب انظمة الابتعاث وإنما يتحملها الطالب نتيجة تأخره في الحذف، كما نأمل من الجميع الالتزام بدراسة عبء دراسي كامل وعدم التغيير في الخطط الدراسية تجنباً لأي إشكالات لاحقاً حيث قد لا يتم التمديد للبعثة إذا كان ناتجاً عن حذف المواد أو تخفيض النصاب او عدم الالتزام بالخطة الدراسية.

الأصل أن يبدأ المبتعث الحاصل على قرار ابتعاث الدراسة قبل انتهاء صلاحية القرار حيث إن لكل قرار فترة صلاحية محددة، وفي حالة عدم تفعيل القرار في الوقت المحدد لوجود ظروف خاصة ورغبة المبتعث بدء الدراسة فيلزم تحديث صلاحية القرار. و ذلك من خلال التقدم بطلب تحديث صلاحية قرار من خلال خدمات البعثة.

طريقة تقديم الطلب

من خدمات البعثة  –> طلب تحديث صلاحية قرار

وقت تقديم الطلب

عند انتهاء صلاحية قرار الابتعاث و قبل بدء الدراسة

مرفقات الطلب

• قبول أكاديمي حديث في نفس الجامعة والتخصص والدرجة المبتعث لها حسب ما نص عليه قرار الابتعاث موضحاً فيه:
  • تاريخ بدء وانتهاء برنامج الدراسة
  • مدة الدراسة
  • التاريخ المتوقع للتخرج
• مبررات عدم تفعيل قرار الابتعاث في الوقت المحدد

ضوابط وقيود الطلب

• ألا يكون قد تم طي قيد ملف المبتعث في الملحقية
• ألا يكون طلب تحديث صلاحية القرار بعد بدء الدراسة
• أن يتقدم المبتعث بطلب تحديث صلاحية القرار قبل بدء الدراسة بفترة كافية.
• أن تكون الدراسة في نفس الجامعة والتخصص والدرجة المبتعث لها حسب ما نص عليه قرار الابتعاث

ملاحظات

بعد الموافقة على طلب تحديث صلاحية القرار يمكن للمبتعث التقدم بطلب مباشرة الدراسة.

خدمة تمكن الطلاب من ترقية البعثة من الدرجة الدراسية الحالية إلى مرحلة دراسية أعلى، بحيث يستطيع الطالب انشاء بعثة جديدة لمرحلة دراسية أعلى

طريقة تقديم الطلب

وقت تقديم الطلب

مرفقات الطلب

ضوابط وقيود الطلب

ملاحظات

طلب تعديل توقيتات البعثة هي خدمة تهدف الى تمكين الطالب من طلب تعديل على توقيتات دراستهم

طريقة تقديم الطلب

وقت تقديم الطلب

مرفقات الطلب

ضوابط وقيود الطلب

ملاحظات

طريقة تقديم الطلب

وقت تقديم الطلب

مرفقات الطلب

ضوابط وقيود الطلب

ملاحظات

طلب الدراسات التعويضية هي خدمة الهدف منها رفع المستوى الأكاديمي للطالب في بعض المواد الدراسية أو لتعويض نقص أكاديمي ضروري في برنامج دراسة الطالب

طريقة تقديم الطلب

وقت تقديم الطلب

مرفقات الطلب

ضوابط وقيود الطلب

ملاحظات

خاصية تعرض الخط الزمني لتأثير البيانات المهمة في مسيرة الطالب منذ بداية البعثة وحتى نهايتها. مثل. مباشرة. دراسة. ، انتقال.

طريقة تقديم الطلب

وقت تقديم الطلب

أثناء البعثة

مرفقات الطلب

ضوابط وقيود الطلب

ملاحظات

يمكن من خلال كشف الحساب متابعة التفاصيل المالية من مكافات و سداد رسوم فصلية

طريقة تقديم الطلب

وقت تقديم الطلب

أثناء البعثة

مرفقات الطلب

ضوابط وقيود الطلب

ملاحظات

لا توجد ملاحظات حول الطلب